CASOS DE ÉXITO

BASES DE DATOS DE CRÉDITOS HIPOTECARIOS

La institución hipotecaria más grande de Latinoamérica buscaba mejorar el control de sus más de tres millones de expedientes de crédito que se encontraban dispersos en 70 oficinas de representación en el país y ampliar su capacidad de otorgamiento de créditos a la vivienda mediante la bursatilización de su cartera.

DOCSOLUTIONS ganó la licitación pública convocada por este organismo y en un tiempo record recolectó y concentró en sus instalaciones la totalidad de expedientes de crédito y levantó una base de datos que permitió conocer con agilidad y precisión los contenidos de cada expediente.

En etapas subsecuentes, DOCSOLUTIONS ha capturado la información relevante de los documentos que conforman el expediente para optimizar los procesos de cobranza y administración de la cartera de la institución, mejorar el control de las garantías de pago de los acreditados y maximizar su valor en los procesos de bursatilización, incluyendo la gestión del “Cuarto de Datos” físicos y electrónicos para la venta de cartera. Las soluciones provistas por DOCSOLUTIONS le han valido extender su contrato de prestación de servicios con la institución en forma multianual, procesando cada año más de 450,000 expedientes de crédito.

NORMATIVIDAD IFAI / AGN EN EL SECTOR PÚBLICO

De acuerdo a la normatividad gubernamental establecida a través del Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI), un importante organismo descentralizado de la administración pública federal inició un trascendente proyecto de organización de su archivo histórico, de concentración y de baja.

Habiendo sido seleccionado para desarrollar este proyecto, DOCSOLUTIONS centralizó y organizó más de 50,000 cajas de archivo en tiempo récord del interior del país, diseñó e implementó un sistema de administración y consulta de archivos en las instalaciones de esta dependencia y digitalizó la documentación relevante para tener acceso a ella de manera electrónica. El sistema implementado por DOCSOLUTIONS en base a códigos de barras le permite a la dependencia localizar cualquier expediente de manera inmediata y mantener un estricto control sobre su acervo archivístico. DOCSOLUTIONS capacitó a personal de la dependencia para que éste opere el sistema y lo mantenga actualizado, dando no únicamente cumplimiento al marco regulatorio, sino también, creando una cultura de archivo entre todo el personal de la institución.

PROCESOS MASIVOS DE CAPTURA

Diversas dependencias del sector público requerían contar con información completa y actualizada sobre la trayectoria laboral de sus trabajadores. Esta información se encontraba dispersa en distintas bases de datos y documentos físicos no homogéneos. DOCSOLUTIONS fue seleccionado para diseñar y ejecutar una solución efectiva que permitiera en un corto período, capturar la información requerida y levantar una base de datos consolidada, sin errores y actualizada.

En un tiempo récord, DOCSOLUTIONS diseñó un sistema de doble captura de información con una gran cantidad de variables y controles para lograr la integración de una base de datos de cerca de un millón y medio de expedientes. Para este proyecto fueron reclutados, seleccionados y entrenados cerca de mil colaboradores que trabajaron en tres turnos para cumplir con las fechas comprometidas y con la calidad exigida. Debido a los resultados obtenidos en este proyecto, su alcance fue ampliado para incorporar la digitalización de los documentos soporte de la trayectoria laboral de cada trabajador ligados a la base de datos construida. Más aún, mediante sistemas de "workflow" implementados por DOCSOLUTIONS, algunas dependencias podrán emitir constancias laborales de forma automatizada. De esta forma DOCSOLUTIONS enfrentó uno de los retos más importantes de su historia.

INFORMACIÓN EN LÍNEA

Una importante empresa del sector de telecomunicaciones dedicada a proveer servicios de telefonía local, larga distancia, voz sobre IP, telefonía pública, datos, Internet, televisión de paga sobre IP y telefonía móvil, requería para competir con mayor efectividad en su sector, mejorar la atención a sus clientes en el punto de contacto. Para cada servicio adicional que el cliente demandaba o que la empresa quería ofrecer, se tenía que solicitar al cliente de nueva cuenta una serie de documentos soporte al no tener el agente promotor acceso inmediato al expediente del cliente.

DOCSOLUTIONS fue contratado para proporcionar una solución que agilizara este servicio y permitiera optimizar este esfuerzo comercial, al mismo tiempo que mejorara la atención telefónica al cliente. DOCSOLUTIONS desarrolló un proceso recurrente de recolección, digitalización y acceso en línea vía web a los expedientes de clientes, integrado al CRM de la empresa, de tal manera que los agentes en su centro de contacto, pueden visualizar en su pantalla, al momento de estar hablando con el cliente, toda la documentación e información requerida para cerrar la venta, para aclarar cualquier duda del usuario sobre su facturación o servicios contratados y al mismo tiempo actualizar en línea su base de datos. El retorno sobre la inversión en este proyecto superó muchas veces la expectativa de la empresa.

OFICINA SIN PAPELES

Una empresa internacional, líder en la operación de torres de transmisión que provee, mediante contratos de arrendamiento, servicios de infraestructura para las más importantes empresas de telecomunicaciones en el país, requería agilizar sus procesos de auditoría interna, en los cuales se hace una revisión física y periódica a sus mas de dos mil torres de transmisión para verificar que los servicios proporcionados a su clientes se efectúen de acuerdo a los contratos establecidos con ellos.

DOCSOLUTIONS participa con esta empresa en un proceso recurrente de recolección, digitalización y acceso controlado vía web de toda la documentación generada por todas las áreas de la empresa, incluyendo ingeniería, legal, administración, finanzas y contabilidad, comercialización, etc., mejorando sustancialmente los sistemas de auditoría y controles internos para el adecuado seguimiento de los compromisos con sus clientes y proveedores.

Esta empresa opera ya como una oficina “sin papeles”.

CONTROL DE EXPEDIENTES DE CRÉDITO

Una importante sociedad financiera dedicada a otorgar créditos al consumo en las clases populares y con presencia a nivel nacional, tenía dispersos solicitudes y expedientes de crédito en las múltiples sucursales que tenía establecidas en el país.

Además del volumen que estos archivos ocupaban en el limitado espacio de estas oficinas, no tenía un control adecuado de esta importante documentación. DOCSOLUTIONS recolectó y centralizó estos expedientes en sus instalaciones para inventariarlos, organizarlos y resguardarlos, dándole a la organización, acceso controlado vía web a la documentación requerida. Más de cuatro millones de solicitudes y expedientes de crédito han sido procesados por DOCSOLUTIONS para este cliente. Este proyecto recurrente, forma parte ya de una operación más eficiente de esta financiera.

SERVICIO AL CLIENTE

Una exitosa organización nacional dedicada a la venta a crédito de artículos electrónicos y línea blanca para el hogar mediante presentaciones casa por casa realizadas por una fuerza de ventas compuesta por más de seis mil personas, requería acortar el tiempo de autorización de crédito de sus clientes para mejorar su cierre de ventas y acortar el plazo de entrega de los productos.

A partir de un análisis de los flujos de documentos, DOCSOLUTIONS rediseñó los procesos comercialización, digitalizando y distribuyendo en línea imágenes de documentos e información a las diferentes áreas involucradas para recabar las autorizaciones para concretar la venta y realizar con eficiencia y rapidez la entrega del producto, los servicios de post venta y cobranza, y mejorando sustancialmente la atención y satisfacción del cliente. El ciclo de comercialización se ha acortado sustancialmente con este nuevo proceso.

DATA ROOMS VIRTUALES

A fin de acrecentar su disponibilidad de recursos financieros líquidos, una importante arrendadora y financiera decidió bursatilizar su cartera en el mercado inversionista tanto nacional como extranjero.

A solicitud de este cliente, DOCSOLUTIONS creó “data rooms” virtuales donde los interesados podían realizar su “due diligence” de manera remota, desde sus computadoras personales, revisando y auditando tanto datos como imágenes de la cartera de su interés, conforme a ciertos parámetros previamente acordados por las partes. Este novedoso esquema probó ser más eficiente tanto para el cliente como para sus inversionistas y se ha decidido extender su utilización.

RESPALDOS EN BÓVEDA PARA DRP’s

Una gran compañía distribuidora de productos farmacéuticos requería resguardar y tener acceso 24 X 7 a sus cintas de respaldo de información, de acuerdo a su plan de recuperación de desastres (DRP).

DOCSOLUTIONS ofreció sus servicios de resguardo en bóveda en sus instalaciones e incluyó un servicio de rotación periódico de cintas con entregas y recolecciones programadas. Esta propuesta resultó ser para esta empresa una solución costo – beneficio más efectiva que la ofrecida por un banco, por los estándares comprometidos de seguridad, flexibilidad y servicio.

OPERACIÓN DE CENTROS DE ARCHIVO TERCERIZADOS

La empresa líder mundial en la fabricación y comercialización de equipos de radio comunicación y teléfonos inteligentes requería modernizar su sistema de archivo activo en sus instalaciones en el país para controlar eficientemente el acceso y consulta a documentos y expedientes físicos, sin que éstos salieran de sus instalaciones.

Con su sistema de administración de archivos y su plan de tercerización (implants) con personal calificado, DOCSOLUTIONS fue la respuesta a los requerimientos de este cliente. DOCSOLUTIONS implementó su sistema a base de código de barras y estableció procedimientos de rastreo electrónico para controlar el acceso y movimiento de los expedientes en las instalaciones del cliente, operando con personal tercerizado su centro de archivo con una mayor eficiencia y sin que el cliente incurra en responsabilidades laborales por actividades que no son un componente crítico de su misión. Un valor agregado fue el establecimiento de una cultura archivística dentro de la organización.