DOCFLOW

La correcta administración de expedientes a lo largo de su proceso de integración, así como la posibilidad de acceder certera y ágilmente a la información que se requiere consultar representa un gran reto que se acentúa exponencialmente con el volumen de transacciones administradas. En la mayoría de las ocasiones, estos retos se presentan porque:

• Los expedientes y documentos se generan y se requieren en diversas áreas y ubicaciones y por distintos actores.
• Las empresas e instituciones no tienen una estructura o marco teórico que rija y estandarice la organización y control de  sus expedientes a lo largo de su ciclo de vida.
• No existen bases de datos centralizadas de los expedientes y documentos que la empresa genera.
• No existe visibilidad del avance en la generación e integración de expedientes por área.
• No se cuenta con herramientas para control del flujo documental.
• No se tienen automatizados los procesos basados en documentos.
• La búsqueda de la información que se necesita resulta lenta e ineficiente.
  
  

Las alternativas de solución tradicionales que existen en el mercado suelen ser muy costosas por las inversiones en la plataforma o software de gestión documental requerido para recibir y administrar los documentos digitales, además del costo de digitalizar toda la documentación con la que cuenta una empresa; o bien ineficientes o tardías, cuando las soluciones consisten en resguardar la información una vez que ésta es enviada a un tercero. En este último caso, sólo hasta ese momento es cuando la información se inventaría y se controla adecuadamente, cuando en realidad esta tarea debiera hacerse desde el nacimiento de la documentación, que es cuando más tiene valor para el cliente.

Ante esta problemática, DOCFLOW fue concebido como una plataforma de solución para la administración de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su nacimiento, hasta su resguardo final, tanto en el plano físico como digital. Esta herramienta pone a disposición de los clientes de DOCSOLUTIONS la capacidad de generar una estructura documental, registrar, clasificar y controlar de forma estructurada y sistemática expedientes y documentos, así como buscar, consultar y reportar la información de acuerdo a los permisos asignados a los usuarios conforme a su rol definido en la organización y el sistema. DOCFLOW puede interrelacionarse bidireccionalmente con los sistemas existentes de los clientes como pudieran ser sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), y herramientas de BI (Business Intelligence) para permitir que exista un único punto de contacto para los usuarios, compartir información y documentos entre plataformas, y explotar el valor de la información.

El concepto de DOCFLOW consiste en poner a disposición de cualquier tipo de empresa o institución, una plataforma totalmente configurable en línea bajo el concepto SaaS (Software as a Service), pudiendo también licenciarse e instalarse localmente en las instalaciones del cliente, que ayude a las organizaciones a ganar control temprano de su documentación, permitirles administrar correctamente la misma desde que ésta nace en sus instalaciones, y obtener visibilidad de sus documentos activos e inactivos, tanto físicos como digitales, a través de una herramienta sofisticada y robusta por su configurabilidad y niveles de seguridad, pero intuitiva y muy sencilla de utilizar para el usuario.

Todos los servicios que DOCSOLUTIONS provee, incluyendo la digitalización, la indexación, construcción y validación de bases de datos, y el resguardo físico y digital de documentos, se acceden por medio de esta herramienta, llevando así al interior de las organizaciones la tecnología, know-how, y procesos de BPO que DOCSOLUTIONS ha desarrollado a lo largo de los años.

Deje que uno de nuestros asesores le presente personalmente esta herramienta, poderosa y accesible, y descubra el valor de su propia información.